先描述当前工作，而不是只报一个软件名字
把现在的操作按顺序写下来：谁在使用、从哪里拿文件、怎样处理、结果交给谁。说明最耗时或最容易出错的步骤，开发方才能判断脚本、网页工具还是完整软件更合适。
准备一组脱敏的输入与期望输出
可以用几行表格、示例文件或截图说明字段、规则和输出格式。不要直接发送生产账号密码、完整客户名单或商业机密；先用虚构样例验证处理逻辑。
明确运行与交付条件
确认 Windows 或其他运行环境，是否多人协作、是否联网，是否需要源码、安装包、部署说明和维护。不要把这些条件留到项目结束才讨论。
把验收写成可检查的任务
例如：读取指定样例文件、按双方确认的规则处理、输出约定格式，并能说明异常行。时间、费用和验收标准应在范围确认后约定。